Quy định hàng cho biếu tặng nhân viên và khách hàng dịp lễ tết (không thu tiền)
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp có thể phát sinh các khoản chi phí liên quan đến cho biếu tặng nhân viên (dịp lễ tết, trung thu, sinh nhật) hay khách hàng (dịp khai trương, lễ tết)
Dưới đây, Kế Toán Thiên Ưng sẽ chia sẻ các thông tin liên quan đến khoản cho biếu tặng này
I. Hóa đơn hàng cho biếu tặng:.png "Hàng cho biếu tặng nhân viên khách hàng dịp lễ tết")
- Theo khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Thông tư số 39/2014/TT-BTC) thì: Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động.
=> Vậy là, khi thực hiện xuất hàng để cho biếu tặng doanh nghiệp sẽ phải xuất hóa đơn
Cách viết hóa đơn hàng cho biếu tượng được hướng dẫn tại khoản 9 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC như sau: Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động thì phải lập hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng), trên hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng.
- Mẫu hóa đơn khi xuất hàng cho biếu tặng:
.png "Hóa đơn hàng cho biếu tặng")
Các lưu ý khi lập hóa đơn hàng cho biếu tặng:
- Phần thông tin người mua hàng:
+ Nếu người được cho biếu tặng nhận hóa đơn: thì ghi rõ và đầy đủ thông tin người mua hàng
+ Nếu người được cho biếu tặng không nhận hóa đơn thì ghi "Người mua không lấy hóa đơn"
- Phần hình thức thanh toán: vì cho biếu tặng không thu tiền nên chúng ta gạch chéo
- Phần nội dung "Tên hàng hóa dịch vụ": các bạn ghi thêm dòng chữ "Hàng tặng không thu tiền" để lấy đó làm căn cứ hạch toán vào chi phí.
- Phần đơn giá: là giá của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này (Theo Khoản 3 Điều 7 Thông tư số 219/2013/TT-BTC)
Câu hỏi được rất nhiều bạn quan tâm: Có được xuất hóa đơn tổng không?
Tặng cho nhiều khách hàng hoặc nhiều nhân viên như thế mà xuất hóa đơn cho từng người, từng đối tượng khách hàng ah?
Kế Toán Thiên Ưng trả lời như sau:
Như các bạn đã biết:
- Khi bánn hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn và cuối mỗi ngày, phải lập một hóa đơn phải làm 1 hóa đơn tổng kèm theo bảng kê cho số hàng đã bán. (Theo Điều 18 Thông tư số 39/2014/TT-BTC)
- Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế. (Theo điểm 7 Điều 3 Thông tư số 26/2015/TT-BTC
=> Nhưng theo công văn Số: 5483/TCT-DNL V/v Trả lời chính sách thuế ngày 28/11/2017 của Tổng Cục Thuế thi:
Lưu ý: Nội dung trên đây, Kế Toán Thiên Ưng đang hướng dẫn các quy định về khoản quà tặng cho khách hàng và nhân viên dịp lễ tết. Còn nếu công ty các bạn có thực hiện tặng hàng hóa cho khách hàng theo hình thức khuyến mại (như mua 2 tặng 1, mua A tặng B) hay tặng quà theo chương trình, hội nghị khách hàng, tri ân khách hàng thân thiết) hay tặng hàng để dùng thử thì các bạn xem tại đây: Cách viết hóa đơn hàng khuyến mại không thu tiền
II. Kê khai thuế GTGT của hàng cho biếu tặng:
1. Đối với bên thực hiện cho biếu tặng:
- Đầu vào: Khi mua hàng hóa về để cho biếu tặng thì được khấu trừ thuế GTGT đầu vào (nếu có hóa đơn GTGT đầu vào và thanh toán đúng quy định)
Theo Khoản 5 Điều 14 Thông tư số 219/2013/TT-BTC:
Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa (kể cả hàng hóa mua ngoài hoặc hàng hóa do doanh nghiệp tự sản xuất) mà doanh nghiệp sử dụng để cho, biếu, tặng, khuyến mại, quảng cáo dưới các hình thức, phục vụ cho sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT thì được khấu trừ.
- Đầu ra: Công ty phải xuất hóa đơn GTGT, trên hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa cho khách hàng. Trong đó, giá tính thuế GTGT là giá tính thuế của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này.
2. Đối với bên nhận được hàng cho biếu tặng:
- Doanh nghiệp khi nhận hàng hóa cho, biếu, tặng... mặc dù có hóa đơn vẫn không được khấu trừ số thuế GTGT đầu vào
Theo Công văn số 633/TCT-CS ngày 13/2/2015 của Tổng cục Thuế về hóa đơn, thuế GTGT đối với hàng hóa cho, biếu, tặng:
Trường hợp doanh nghiệp nhận hàng hoá cho, biếu, tặng của doanh nghiệp trong nước: do không phải thanh toán tiền thuế GTGT nên doanh nghiệp chưa đáp ứng điều kiện kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định tại Điều 14 Thông tư số 219/2013/TT-BTC nêu trên.
III. Doanh thu và chi phí hàng cho biếu tặng:
1. Doanh thu:
Theo khoản 5 Công văn Số 2785/TCT-CS ngày 23/7/2014 giới thiệu nội dung mới của Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 về thuế TNDN của BTC:
“5.1. Bỏ quy định xác định doanh thu tính thuế đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để cho biếu tặng quy định tại điểm 3b Điều 5"
=> Như vậy: Hàng cho biếu tặng sẽ không phải ghi nhận doanh thu để tính thuế TNDN
(Theo công văn Số: 289/TCT-CS V/v thuế GTGT, TNDN hay công văn Số: 5519/TCT-DNL V/v Chính sách thuế.)
2. Về chi phí:
- Được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN (Nếu đáp ứng được điều kiện về hóa đơn, chứng từ, thanh toán theo quy định)
- Chi tiết về hóa đơn chứng từ với từng đối tượng:
* Đối với cho biếu tặng khách hàng:
Trường hợp Công ty có mua hàng hóa (rượu, trà, bánh, kẹo) để tặng cho khách hàng trong các dịp lễ, tết cổ truyền nhằm tri ân, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, có hóa đơn, chứng từ hợp pháp và thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt (đối với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên) thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Theo công văn Số: 12129/CT-TTHT V/v: Chính sách thuế của Cục Thuế TP Hồ Chí Minh, ngày 09 tháng 12 năm 2016
* Đối với cho biếu tặng nhân viên:
- Tất cả các khoản quà tặng nhân viên dịp lễ tết, trung thu, sinh nhật, mồng 8/3, 20/10, 1/6, tặng lịch... đều thuộc nhóm các khoản chi có tính chất phúc lợi nên bị khống chế mức được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là: tổng số chi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.
Theo Công văn 4003/TCT-CS Ngày 17/10/2018 của Tổng Cục Thuế về chính sách thuế đối với mua hàng hóa làm quà cho cán bộ, nhân viên.
- Hồ sơ chứng từ quà tết cho nhân viên:
+ Hợp đồng, Hoá đơn mua quà tết (Nếu có)
+ Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có tổng thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên
+ Quy định trong quy chế tài chính, chi tiêu nội bộ… của doanh nghiệp về việc tặng quà vào các dịp lễ tết
+ Quyết định tặng quà tết cho nhân viên
+ Hoá đơn đầu ra
IV. Thuế TNCN với khoản quà tặng:
1. Đối với nhân viên được nhận quà:
- Đây là khoản tiền có tính chất tiền lương tiền công nên phải cộng vào thu nhập chịu thuế để tính thuế TNCN.
Theo khoản 2, Điều 2, Thông tư số 111/2013/TT-BTC:
e) Các khoản thưởng bằng tiền hoặc không bằng tiền dưới mọi hình thức
2. Đối với khách hàng là cá nhân:
- Nếu quà tặng là tài sản không phải đăng ký sở hữu hoặc đăng ký sử dụng thì hoạt động tặng quà khuyến mại của Đơn vị không thuộc diện chịu thuế TNCN.
- Nếu các tài sản khác phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng với cơ quan quản lý Nhà nước như: ô tô; xe gắn máy, xe mô tô; tàu thủy, kể cả sà lan, ca nô, tàu kéo, tàu đẩy; thuyền, kể cả du thuyền; tàu bay; súng săn, súng thể thao thì phải chịu thuế TNCN từ quà tặng (Theo Khoản 10 Điều 2 Thông tư số 111/2013/TT-BTC)
- Nếu quà tặng nhận được từ hoạt động trúng thưởng vượt trên 10 triệu đồng thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân từ trúng thưởng.
V. Hạch toán hàng cho biếu tặng khách hàng/nhân viên:
1. Hạch toán cho biếu tặng Khách hàng:
1.1. Trường hợp mua hàng về tặng ngay cho khách hàng (không qua nhập kho)
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (Thông tư 133 dùng tài khoản 6421)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào)
Có TK 111/112/331 (Tùy theo tình trạng và hình thức thanh toán)
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp
1.2 Trường hợp mua hàng về nhập kho sau đó mới mang tặng cho khách hàng:
- Khi mua hàng, căn cứ vào hóa đơn đầu vào hạch toán:
Nợ TK 156
Nợ TK 133 (Nếu có)
Có TK 111/112/331 (Tùy theo tình trạng và hình thức thanh toán)
- Khi tặng hàng -> xuất hóa đơn -> căn cứ vào hóa đơn hạch toán:
Nợ TK 641
Có TK 156
Có TK 3331
1.3. Nếu hàng mang tặng do doanh nghiệp tự sản xuất ra thì hạch toán:
Nợ TK 641 Chi phí bán hàng (chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hoá + Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Có TK 152/153/155/156: chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hoá
Có TK 3331
1.4. Hạch toán đối với bên khách hàng nhận được quà tặng:
Nợ 152/153/154/156/242/641/642: Nếu nhận được hóa đơn thì giá trị xác định theo hóa đơn (cả phần thuế GTGT trên hóa đơn). Nếu không nhận được hóa đơn thì quy đổi trị giá món quà theo thị trường.
Nợ 211: Giá trị theo đánh giá thực tế của Hội đồng giao nhận hoặc tổ chức định giá chuyên nghiệp; Các chi phí mà bên nhận phải chi ra tính đến thời điểm đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt, chạy thử, lệ phí trước bạ (nếu có). (Theo điểm d6 điều 35 của thông tư 200)
Có 711: Doanh nghiệp nhận quà tặng phải quy đổi ra Thu nhập khác để chịu thuế TNDN
Nếu doanh nghiệp bạn được tặng quà, hãy quy đổi trị giá món quà theo thị trường và ghi nhận vào "Thu nhập khác" để chịu thuế TNDN (khoản 15 Điều 7 Thông tư 78/2014/TT-BTC) (Theo Công văn số 934/CT-TTHT ngày 7/2/2017)
2. Hạch toán tặng quà lễ tết cho nhân viên:
2.1. Trường hợp mua hàng về tặng ngay cho nhân viên (không qua nhập kho)
Nợ TK 641 - Tặng cho bộ phận bán hàng (Thông tư 133 dùng tài khoản 6421)
Nợ TK 642 - Tặng cho bộ phận quản lý (Thông tư 133 dùng tài khoản 6422)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào)
Có TK 111/112/331 (Tùy theo tình trạng và hình thức thanh toán)
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp
2.2 Trường hợp mua hàng về nhập kho sau đó mới mang tặng cho nhân viên:
- Khi mua hàng, căn cứ vào hóa đơn đầu vào hạch toán:
Nợ TK 156
Nợ TK 133 (Nếu có)
Có TK 111/112/331 (Tùy theo tình trạng và hình thức thanh toán)
- Khi hàng mua hoặc hàng tự sản xuất ra để tặng cho nhân -> xuất hóa đơn -> căn cứ vào hóa đơn hạch toán:
Nợ TK 641/642
Có TK 152/153/155/156
Có TK 3331
KẾ TOÁN THIÊN ƯNG XIN CHÚC CÁC BẠN LÀM TỐT
VÀ NHẬN ĐƯỢC NHIỀU QUÀ TẶNG DỊP LỄ TẾT
